Selbstversuch: Umstieg auf Google Apps for Business

Ich will ein GAM werden,
Google-Apps-for Business-Manager.

Nach Jahren auf einer selbstgeschraubten ERP Software auf der Basis von eGroupware als Open Soure Lösung ist es nun Zeit für eine große Lösung. Nach diversen Pre-Tests habe ich mich für das Google-Empire entschieden und werde hier die Migration beschreiben, deren Resultat mich täglich, stündlich, minütlich und natürlich auch sekündlich begleiten wird, Android sei Dank. Der Weg zur perfekten Workstation mit Google Apps for Business.
"Google Apps for Business is an email, messaging and content-sharing service provided by Google for small and medium-sized businesses as well as enterprises. Similar to Microsoft Exchange and Lotus Notes, Google Apps offers Web-based email and workplace communication, in addition to document sharing."


Um meinen Blog nicht total zu verwüsten werde ich diesen Artikel durch Eigenkommentare fortführen, ich weiß, das stinkt.

Der erste Monat ist erstmal kostenfrei, danach 4,- bzw. 8,- pro User, aber schon das erste Problem naht: Selbstredend habe ich bereits ein Google-Konto, damit ich seinerzeit mein allererstes Android-Phone überhaupt starten lassen konnte...und damals habe ich nicht die Tragweite meiner Entscheidung erkannt, den Google-Vorschlag aus meinem Nachname, meiner Stadt, willkürlichen Zahlen und dem handlichen googlemail.com mich so lange begleitet und so zentral wird. Unter dieser Adresse will ich das neue Konto nicht anlegen, kann ich auch gar nicht, weil ich mit GMail meine strauss-media.de Nachrichten managen möchte, also neues Konto angelegt. Der erste Fehler?

Nach dem Anlegen muss die Domain verifiziert werden, über die die eMail-Konten verwaltet werden, die abgerufen werden sollen. Dazu wird über FTP ein HTML-Snippet in den root-Ordner
gelegt, ausgelesen, fertig. Easy.
Dann müssen die MX-records auf Google gerichtet werden, zugegeben, da wurde mir mulmig, aber egal. CIA weiss eh alles und zu verbergen habe ich nichts. Meinem Admin die Daten gegeben, geändert und rund 60 Minuten später liefen meine strauss-media.de-Mails über Gmail. Cool.

Die Oberfläche von GMail ist intuitiv, dennoch bevorzugt mein Admin einen lokalen Client und arbeitet an seinem Rechner additiv mit Thunderbird, das teste ich erst nächsten Monat, ich bleibe erstmal auf der Admin-Oberläche. Nun musste ich meinem Android-Phone noch beibringen, dass bei GMail nicht mehr nur die nichtssagenden Standard-Mails von Google einfallen, sondern dass ein neues Konto verknüpft wird, das war eine Sache von keinen zwei Minuten, ich bin beeindruckt.
Ordner anlegen heisst hier Labels vergeben, Ende der Schwierigkeiten. Signatur überführt, in den Designs rumgespielt, sich für den Standard entschieden. Fertig.

Nächster Schritt ist die Migration der Bestandskontakte. Die alte eGroupware ist in der Lage *.vcf zu generieren, was problemfrei überführt und ausgelesen werden konnte. Die Aufgabenliste ist minimalistisch, aber funktional. Anscheinend kann ich aber anderen Nutzern keine Aufgaben übergeben, das ist sehr schade. Wieder eine Mail schreiben? Und daraus dann die Aufgabe rauskopieren? Mal sehen.

Erfreulich einfach hingegen ist es das eigene Firmen-Design hochzuladen. Unternehmensprofil - Personalisierung - Logo hochladen...
Auch Google Drive, ehemals Google Docs, ist einfach himmlisch. Gut, das kann ich auch kostenfrei nutzen, hängt dann aber nicht an meiner Unternehmens-Addy und basiert stark auf Google+ (nutze ich ja hier auch gerade in Verbindung mit Google-Blogger).

Mit Gruppen und Nutzern habe ich mich unerwartet schwer getan, ich vermisse den deutlichen Button zur Gruppenverwaltung, finde den erst Nutzer - Nutzer zu Gruppe hinzufügen und in dem Fly-Out-Menü steht unten Gruppen verwalten. Wozu eine Gruppe gut ist und wie das geschehen soll bleibt zunächst unerklärt. Erst später, z.B. bei der Freigabe von Dokumenten im Drive wird klar, wo der Zusammenhang besteht.

Dass der Support über ein 0800-Nummer angeboten wird verwundert mich dann doch. Morgen mal testen.

Ebenso einfach konnte mein Kalender per *.csv migriert werden, leider habe ich ein Umlaut-UTF-Problem, was ich nicht in den Griff bekommen habe, egal, die Info zählt und das funktioniert - übrigens automatisch mit dem Android-Google-Kalender.
Wie mir aber ein anderer User einen Termin eintragen kann oder eine Aufgabe zuweisen kann bleibt mir schleierhaft - und blöderweise vergesse ich tagsüber immer die Hotline anzurufen.

Meine 30 Testtage laufen noch, berichte wieder, wenn ich zahlen muss ;) - oder mir was auffält.